לא נמצאו מוצרים בעגלת הקניות.
מומחית מוטיבציה בעבודה, מובילה שותפה
לכל אחת מאיתנו דרך אחרת לנהל את המשימות היומיות, אותן פעולות שמרכיבות את היום והעשייה. לכל יום בסופו של דבר יש מבנה דומה, לתוכו נכנסים משימות שונות. השיטות לניהול המידע והמשימות מגוונות, ואין שיטה אחת שעובדת לכולן. בכתבה היום, אני רוצה להכיר לכן כלי שפיתחתי ועוזר לי (ולרבות מאוד שלמדו אותו) לנהל את רשימת המשימות היומית ביותר הצלחה ואפקטיביות. מוכנות להכיר את הרשימה החדשה שתשנה לכן את כל העשייה?
העקרון הראשון מאחורי שינוי ההתנהלות מרשימת to do לרשימת can do נוגע במסגור של הדברים. למילים שמקיפות אותנו יש כוח אדיר ביצירת מחשבה והשפעה אדירה על מצב והלך הרוח. ההסתכלות כל היום על צמד המילים to do מספרת למוח האופרטיבי (הלא מודע, האוטומטי והמהיר) שצריך לעשות. לעיתים קרובות מדי זה מעיר את הילדה בת החמש שבתוך כולנו ורוצה לעשות אנטי. לעומת זאת, ההסתכלות על צמד המילים can do לאורך היום מעבירה מיקוד לאזורי החשיבה של מציאת פתרונות וחיוביות. אחרי כמה ימים יהיה לך קל יותר לחשוב על דברים שהצלחת לעשות, מעצם זה שהמוח האוטומטי שלך שינה מיקוד לדברים שאפשר לעשות. בצורה הזו, שינוי קטן וכאילו שולי כמו מילה אחת בראש הדף, בעלת השפעה אדירה ועמוקה לאורך זמן על בחירת המשימות מלכתחילה. למעשה, שינוי המיקוד האוטומטי מתחיל תהליך של שינוי דפוס העבודה וקבלת ההחלטות כולו, באופן לחלוטין לא מודע ולא מכוון.
בנוסף, אם ברשימת to do יש מטלות שצריך לבצע ברשימת can do יש משימות שאפשר להשלים. שינוי המילים משנה את כל הגישה לעשייה, וכך משפיע על המוטיבציה הבסיסית שפעילה בעבודה. מדהים איך דבר כל כך קטן, כמו כותרת, יכול לשנות כל כך הרבה דברים. מגניב, הא?
העקרון השני ברשימת ה-can do הוא ריאליות. כפי שמשתמע מהשם, לרשימה נכנסות רק משימות שאשכרה אפשר לעשות היום.
אני ממליצה להקים את הרשימה בסדר הפעולות הבא, כדי לוודא שאת לא נכנסת לאובר בוקינג ומרימה לעצמך כישלון.
תזכרו – זה לא האיכות אלא הכמות! יכולה להיות משימה של שורה אחת שתדרוש ממני 8 שעות עבודה. ביום כזה – רשימה של 2 סעיפים מספקת ביותר. כמו כן, הרשימה כוללת את כל המשימות שנבצע לאורך היום, לא רק עבודה. כך למשל, ברשימה יכולה להיות גם משימת טלפון לרופאה, תליית כביסה וקביעת פליידייט לילד. כל מה שמעמיס לך על המחשבה וצריכה לזכור לעשות – תכניסי לרשימה.
אני תמיד אומרת שלכל רשימה טובה יש שלושה דברים:
גם רשימת ה-can do לא שונה. יש לה טייטל ברור (can do list), מטרה (לסדר משימות יומיות) ומקום – אני ממליצה על מחברת נחמדה. כל יום מקבל דף חדש, וכך יש אפקט מצטבר של הרשימות והביצועים. קל לדפדף בימים האחרונים ולראות מה קרה באמת, ואם יש איזו משימה שנדחית באופן כרוני כבר שבוע. המנגנון הזה מקשה עלינו לברוח ולהתעלם, ומחזיק אותנו אחראיות, accountable (אם יש לך תרגום טוב למילה – אשמח לשמוע).
בצד השמאלי של המחברת אני מרכזת את המשימות, ובצד הימני יש לי מקום להרחיב הערות ביניים על סטטוס העבודה או לכתוב נקודות.
יש ימים שאני אפילו כותבת כמה רשימות. למשל ביום שאחרי יום צילומי תדמית מהבטן 3.0 שאירחתי, היתה לי נפילת אנרגיות אדירה. לא הצלחתי להביא את עצמי לעבוד ולשבת לאורך זמן. מכיוון שהמציאות דופקת בדלת ויש דברים שצריך לעשות בעסק, גייסתי כמה כלים שעזרו מאוד.
קודם כל, כתבתי את המשימות בלי לחשוב יותר מדי, רק כדי להוריד עומס ולא לשכוח כלום. אחר כך הבנתי שקשה לי לשבת בכיסא, וסימנתי משימות שאפשר לעשות מהנייד ומהמחשב. לאורך היום עברתי בין עבודה סטטית לדינמית ממקומות אחרים ותוך כדי תזוזה, והשלמתי הרבה יותר משימות משהייתי יכולה אחרת.
דבר נוסף שעשיתי לאורך היום, היה סיכומי רשימות באמצע. אחרי כשעתיים של עבודה, כשיצאתי להפסקה משמעותית, ריכזתי את המשימות שנותרו בצד הימני של המחברת. שעתיים אחר כך, כשיצאתי להפסקת צהריים, התחלתי רשימה חדשה בדף הבא עם המשימות שאצפה להשלים בשלוש השעות הבאות של העבודה.
הוספתי תמונות (עם צנזורים מסוימים כדי לשמור חשאיות), שאני מקווה יעזרו להבין את צורת העבודה.
יש עוד כל מיני טריקים קטנים לבניית רשימת can do מוצלחת, כמו צורות תיעדוף והעברת מידע בלי יצירת עומס. יש שיטות שונות לסימון הערות על גבי הרשימה (כמו שאפשר לראות בדוגמאות שהוספתי), אך אי אפשר להכניס את הכל לכתבה אחת. אשתדל לחזור לכתוב על הניואנסים האלו בהמשך (אשמח לשמוע בתגובות אם משהו יותר מעניין ואכתוב על זה קודם).
אני מקווה שהטיפים והכלים שבכתבה הזו יעזרו לך לעשות יותר דברים, בפחות מאמץ ויותר הנאה.
אשמח שתכתבו בתגובות מה חידש, מה אהבתן ומה תקחו אתכן הלאה?
מובילה שותפה בקהילה. אחראית על הפן המקצועי והפיתוח העסקי של הקהילה. יועצת ארגונית, מומחית במוטיבציה, חברת איגוד פא"י. מפתחת שיטת "אפקטיבייז" להנעה בהנאה ובניית שגרה מאוזנת. בעלת BA בפסיכולוגיה ומנהל עסקים, ו-MA (בהצטיינות) בהתנהגות ופיתוח ארגונים. אמא לאופיר (7) ואיתי (3). ירושלמית לשעבר, רעננית בהווה ופעילה לקידום נשים
2 תגובות
תודה על הכתבה!
מסביבי כל הזמן יש רשימות, וכמו שכתבת – יש כל מיני דרכים. תוכלי להרחיב על כיצד שומרים על תהליך עבודה מסודר? אני מוצאת את עצמי עם רשימות באופן קבוע, אבל בפועל – הרבה ממה שכתוב לא קורה, אם בכלל. אני לא יודעת אם זה פועל יוצא של השילוב של עבודה כעצמאית, תוך עבודה כשכירה ב-2 מקומות שונים? והחיים עצמם ש״נכנסים״ באמצע… הרי אני בטוחה שאני לא היחידה שמנהלת אורח חיים מגוון כזה.
הי ענבר,
ראשית – את ממש ממש ממש לא היחידה. למעשה, הבעיה שאת מציפה כל כך שכיחה.
אחת הסיבות היא שאין תשובה אחת נכונה. אנחנו מחפשות את "השיטה הטובה ביותר" לניהול משימות/פרויקטים/זמן – אבל היא לא קיימת!
למעשה, השיטה שעבדה לך בבוקר אולי לא תעבוד לך אחר הצהריים.
אנחנו מונעות מכמה סוגי מוטיבציות בו זמנית, ופיתחנו דפוסי עבודה מורכבים.
אם הבנתי נכון, מה שאת מבקשת זה לשנות את דפוס העבודה שלך, האופן שבו את בוחרת את המשימות שאת מבצעת, כדי להצליח לעשות יותר.
אפשר לקרוא לזה תעדוף משימות, אבל זה רק שלב אחד בדרך.
בדיוק למטרה הזו בעשור האחרון (מאז סיימתי את התזה שלי במוטיבציה), פיתחתי את אפקטיבייז – השיטה שלי להנעה בהנאה.
היא עוזרת לסמן וי על המשימות, בצורה ששומרת על אפקטיביות ומוטיבציה פנימית בעבודה.
אפקטיבייז מורכבת מ5 עקרונות שמשותפים לכל תאוריות ניהול המשאבים (זמן/אנרגיה/כסף) וכלים מקצועיים שפיתחתי, כדי לדעת איך להתאים את העשייה למצב שלך באותו רגע, ולשמור על אפקטיביות.
אני מלמדת את השיטה בתהליכים אישיים, ואולי בקרוב אפתח סדנה או רצף סדנאות שילמדו אותה (בתהליך פיתוח).
אם תרצי, אשמח לשוחח ולראות איך אני יכולה לעזור לך לנהל את המערך המורכב שאת מנהלת 🙂
בנוסף, העליתי למגזין המון תוכן בנושא, יש אחת על הורדת לחץ, אחרת על חשיבות האפקטיביות. תחפשי את הכתבות בעמודים הקודמים, או לפי התגיות, ותמצאי המון מידע שזמין כאן באתר.
בדיוק מכיוון שהבעיה שלך היא כל כך לא רק שלך, חשוב לי להתייחס לנושאים הללו. אם תרצי לקרוא עוד, גם באתר שלי יש מאמרים נוספים שיעזרו.